Als stellvertretende Leiterin Tracing hat Ramona Bräu dafür gesorgt, dass die Arolsen Archives seit 2018 Anfragen komplett digital bearbeiten. Das Ergebnis: die Antragsteller bekommen schneller Antwort, die Mitarbeiter mehr Übersicht und Klarheit.

Was macht die Abteilung Tracing seit diesem Jahr anders?

Wir haben 2018 komplett auf digitalen Workflow umgestellt. Zum Beispiel drucken wir E-Mails nicht mehr aus, um sie abzuheften und in Mappen mit der gesamten Dokumentation am Ende wieder zum Scannen weiterzureichen. Stattdessen laufen Posteingang, Ablage und Postausgang durchgängig ohne Papier ab. So entfallen doppelte Arbeitsschritte.

Ramona Bräu

»Nach der Einführung des Digital Workflow im Juni hat sich die Wartezeit von elf auf acht Monate im Durchschnitt reduziert. Und wir erwarten deutlich mehr, wenn wir den Rückstau komplett abgearbeitet haben. 2018 ist eine eindeutige Trendwende!«

Ramona Bräu, stellvertretende Leiterin Tracing

Kommen denn alle Anfragen per E-Mail an?

Praktisch alle kommen auf elektronischem Wege. Wir machen auch verstärkt auf unser Online-Formular aufmerksam, das wir 2016 eingeführt haben.

Welche Vorteile hat das gegenüber klassischen E-Mails?

Das hat gleich mehrere Vorteile: Zum einen funktioniert E-Mail-Verkehr ja diffus, es fehlen zum Beispiel oft wichtige Angaben wie Geburtsdatum oder Name der Person, zu der wir recherchieren sollen. Dank des Formulars wissen die Antragsteller*innen direkt, welche Daten sie uns übermitteln müssen. Wir sparen uns Rückfragen und können standardisiert fortfahren. Das war auch eines unserer Ziele: den historisch hohen Postausgang der Arolsen Archives zu verschlanken. Rückfragen entfallen nun meist, Eingangsbestätigungen versenden wir automatisiert.

Aber passen alle Anfragen ins Standard-Schema?

Viele Interessenten haben tatsächlich keine weiteren Fragen, sondern wollen einfach nur Dokumente zu einer bestimmten Person haben. Aber wir können natürlich jederzeit individuell reagieren und kommunizieren – wenn es notwendig und sinnvoll ist.

T/D-Akten (Tracing/Documentation) dokumentieren die Anfragen der vergangenen sieben Jahrzehnte.

Das alles klingt, als wäre der digitale Workflow für die Mitarbeiter*innen eine große Umstellung gewesen, oder?

Auf jeden Fall. Wie in anderen Institutionen auch, war Papier bei den Arolsen Archives Jahrzehnte lang das absolute Leitmedium. Daran hingen viele Mitarbeiter*innen, die ja im Durchschnitt schon 25 Jahre bei uns tätig und entsprechend daran gewöhnt sind. Aber alle haben sich wirklich schnell umgestellt. Wahrscheinlich auch, weil für sie selbst viele Verbesserungen damit einhergehen: Die Abläufe sind klarer. Statt Papierbergen haben wir gut handhabbare Arbeitspakete, die bei Urlaub oder Krankheit leichter weiterzureichen oder auch im Homeoffice abrufbar sind. Die Prioritäten sind jetzt zudem transparent geregelt.

Das heißt, in welcher Reihenfolge Sie die Anträge behandeln?

Ja, Betroffene haben natürlich Vorrang. Anfragen aufgrund von Erbschaftsangelegenheiten oder zu klärender Staatsangehörigkeit sowie Anträge Hochbetagter ziehen wir vor. Sie können teilweise schon nach einigen Tagen mit einer Antwort rechnen. Das hat auch damit zu tun, dass wir mittlerweile Anfragen in anderen Sprachen per Software übersetzen.

Im Zuge der Umstellung entstand auch eine Kooperation mit der Uni Göttingen…

Die Unterlagen zum Tracing lagen früher ja nur in Papierform vor, waren also nur bei uns in Bad Arolsen einzusehen. Nun, da alles digital abläuft, gibt es ganz neue Möglichkeiten, zum Beispiel eben Kooperationen mit externen Stellen wie in unserem neuen Projektbüro an der Uni Göttingen. Rund sechs Studierende unterstützen uns dort. Wir erhoffen uns dadurch natürlich zusätzlich einen erhellenden Blick von außen auf unsere Tätigkeiten und eventuell Studienarbeiten zu unserem Archiv. Mit der Anlaufphase sind wir auch schon sehr zufrieden.

Eröffnung des Projektbüros in Göttingen.

Welche weiteren Schritte könnten Sie sich für die Zukunft vorstellen?

Denkbar und wünschenswert wäre, den Service auszuweiten, etwa noch flüssigere Kommunikation zu bieten, komfortablere Darreichungsformen für die Nutzer*innen und transparentere Abläufe. Es könnte eines Tages zum Beispiel einen bequemen Upload-Bereich geben oder auch einen Bereich, in dem man sehen kann, dass eine Anfrage zu einem Namen läuft und wo sie aktuell steht.