Wichtige Schritte in die digitale Zukunft
Im Rahmen unserer digitalen Strategie konnten wir auch im Jahr 2020 einen technologischen Meilenstein für die Zukunft der Arolsen Archives als offenes und zugängliches Archiv erreichen: Gemeinsam mit unseren Copyholdern und den Mitgliedern des Internationalen Ausschusses (IA) haben wir einen neuen Dienstleister für unsere künftige Datenbank gefunden und bereiten nun die Migration der Daten in das zukunftsfähige System vor.
Das Management der rund 30 Millionen digitalisierten Originaldokumente der Arolsen Archives wird bislang mit einer Spezialanwendung gemeistert. Das neue System sollte grundsätzlich onlinebasiert sein und moderne Standard-Schnittstellen zur besseren Vernetzung und zum Austausch der Daten bieten. Diese im Rahmen der digitalen Strategie festgelegte hochkomplexe Aufgabe erfordert eine gründliche Vorbereitung, bei der wir auch unsere Copyholder und die IA-Mitglieder einbezogen haben. Unsere Wahl fiel auf den Daten-Dienstleisters Startext. Das Bonner Unternehmen setzte sich nach einer Ausschreibung gegen sechs Mitbewerber durch. Es verfügt über ausgewiesene Expertise in der Entwicklung von mehrsprachigen Archivsystemen. Startext beschäftigt zudem Mitarbeiter*innen mit geschichtswissenschaftlichem Hintergrund.
Aktuell und standardisiert
Wir freuen uns, diese wichtige Entscheidung in gemeinsam mit unseren Partnerorganisationen getroffen zu haben. „Von Beginn dieses Prozesses an haben die Arolsen Archives externe Spezialist*innen einbezogen“, lobt etwa Michael R. Levy vom United States Holocaust Memorial Museum die Arbeit an der Umstellung des Datenmanagements. „Dabei wurde besonders darauf geachtet, aktuelle Technologie und weitgehende Standardisierung zu integrieren“, so Levy.
« Die Arolsen Archives haben bei dem Entscheidungsprozess alles daran gesetzt, internationale Anforderungen zu berücksichtigen. Wir wurden als Copyholder umfassend einbezogen, und unsere fachlichen Anmerkungen wurden umgesetzt. »
Michael Lieber, Chief Information Officer, Yad Vashem
Große Herausforderung
Die Ablösung des bisherigen, über Jahrzehnte gewachsenen Systems ist eine große Herausforderung. „Wir haben eine sehr komplexe Dokumentenstruktur“, sagt Achim Link, Leiter der Abteilung Prozesse und IT bei den Arolsen Archives. Das Herz ist die zentrale Namenkartei mit 45 Millionen Dokumenten, die grundlegend für die Suche nach Personen war. „Die weitgehende Indizierung aller digitalen Dokumente wird die Recherche nach Personen innerhalb der enormen Datenmenge künftig vereinfachen und Nutzerfreundlichkeit deutlich verbessern“, sagt Link. „Wir werden dann alle Quellen zu einer Person sehr viel dichter zusammenführen können.“
Alle Erwartungen im Blick
Diese Datenmenge in ein neues System mit maximaler Schnittstellenfähigkeit, optimierter Recherche-Tiefe und multiplen Berechtigungskonzepten zu überführen ist eine Aufgabe für mehrere Jahre. Dabei gilt es auch, die Erwartungen von verschiedenen Nutzergruppen zu antizipieren. „Weil das digitale Archiv über Ländergrenzen hinweg funktionieren soll, müssen wir auch die länderspezifischen Anforderungen von Archivarinnen und Archivaren in unsere Konzepte einbeziehen“, erklärt Achim Link.
Migration voll im Gange
Seit April 2021 werden bereits erste Aufgaben für die Migration der Daten in das neue System ausgeführt, etwa die Überprüfung der bestehenden Datensätze auf ihre Qualität sowie die Bereinigung von fehlerhaften Daten. „Wir wenden dabei die agile Arbeitsweise an, orientieren uns also auf dem Weg zum neuen Datensystem immer wieder neu an den Erfordernissen“, erklärt Achim Link. Eine Aufgabe, an der intern und extern insgesamt 25 Projektmitarbeiter*innen beteiligt sind.
Weitere Meilensteine in den kommenden Jahren werden sein:
- 2022: Einführung des neuen Archivsystems, Parallelbetrieb mit dem Vorgängersystem
- 2023: Vollständige Ablösung des bisherigen Systems
- 2024: Start des onlinebasierten, interaktiven und automatisierten Systems zur Anfragenbeantwortung
